Há exatamente um ano, eu começava meu primeiro dia – in loco – de trabalho na Iberdrola, grupo espanhol controlador da empresa que trabalho (Neoenergia), para desenvolver um projeto internacional de produção de conteúdo para web. E, para celebrar esse aniversário de um importante capítulo da minha vida profissional, resolvi dividir esse momento com você e escrever esse texto para contar sobre como eu usei o Trello, software de gerenciamento de projetos, para organizar as demandas dessa empreitada.
Mas, antes de explicar a fundo sobre como estruturei meu modelo de trabalho, eu preciso dar dois passos para trás. Não posso deixar de contar um pouco mais sobre quais eram os objetivos e desafios deste projeto. Essa contextualização vai ser fundamental para você entender cada decisão tomada na hora de estruturar meu quadro no Trello.
Objetivos e desafios do projeto
Em meados de fevereiro de 2019, quando recebi o convite para participar do projeto, fui informado que a principal missão era otimizar os conteúdos em português do site da Iberdrola para torná-los mais facilmente “encontráveis” para os motores de buscas do Google (SEO). Isso faria com que as páginas do site da Iberdrola ficassem mais bem ranqueadas nos sites de buscas e, assim, o tráfego orgânico dos usuários que falam português também aumentariam.
Ou seja, de forma bem resumida, meu papel nisso tudo era, principalmente, revisar os conteúdos produzidos em português e assegurar que URLs, palavras-chaves, heading tags e metas descriptions (elementos essenciais para o posicionamento das páginas no Google) fossem estrategicamente escolhidos.
Um projeto bem desafiador que ganhou um tempero especial pelo grande volume de conteúdos a serem analisados e pelo curto prazo que ele deveria ser concluído. Então, mais do que nunca, para que o resultado esperado fosse atingido no prazo estipulado, era muito importante que fosse estabelecido um processo bem estruturado de trabalho. E foi neste ponto da história que o Trello entrou na jogada.
E, assim, decidi criar um quadro no Trello que resolvesse quatro “problemas”:
- Tornar minha rotina mais eficiente;
- Garantir que os conteúdos mais estratégicos tivessem suas revisões priorizadas;
- Automatizar o alinhamento com outros profissionais envolvidos no processo;
- Compartilhar arquivos.
Pronto! Agora, com esse breve contexto, tenho certeza que vai ficar mais fácil de você entender as motivações por trás da formatação de cada elemento do quadro no Trello. Vamos juntos?
Listas, etiquetas e títulos do cartão no Trello: como definir?
O primeiro passo na hora de pensar em como organizar o quadro de trabalho no Trello é a definição da lógica de controle das demandas. Existem diversas maneiras de estruturar seu fluxo de controle de demandas. É possível organizar suas listas por tarefas a serem realizadas em cada dia da semana, criar uma lista para cada semana do mês ou criar listas por projetos. Enfim, existem “n” maneiras. Você pode usar e abusar da criatividade para organizar seu quadro.
Eu, particularmente, sou um grande fã da metodologia Kanban de organização. Em linhas gerais, esse método se baseia no status das demandas como premissa básica de gestão. À medida que as demandas forem avançando de status, elas avançam também de listas.
Assim, os usuários que seguem esta metodologia de controle conseguem visualizar, com clareza, quais demandas estão em quais status. No caso deste projeto, eu optei por organizar da seguinte forma:
- Lista 1: Conteúdos que precisam ser traduzidos
- Lista 2: Conteúdos em tradução
- Lista 3: Conteúdos traduzidos, mas que não foram revisados
- Lista 4: Conteúdos traduzidos e revisados, mas que não foram publicados
- Lista 5: Conteúdos publicados no ambiente de testes
- Lista 6: Conteúdos publicados no ambiente de testes que estão em revisão
- Lista 7: Conteúdo aprovados no ambiente de testes que devem ser publicados no ambiente de produção
- Lista 8: Conteúdos publicados no ambiente de produção
- Lista 9: Materiais de consulta
Ou seja, desde a produção do conteúdo até a publicação no site, o cartão referente àquele conteúdo vai navegar por todo quadro, passando da lista 1 até a 8. E o mais legal é que, a cada mudança de lista, o Trello registra automaticamente quem mexeu em qual dia e hora, o que permite maior controle sobre todo processo.
Ah! E, antes que você me pergunte sobre a lista 9, eu te respondo: essa é uma lista que gosto de criar especialmente para guardar informações importantes que precisam ser consultadas com certa frequência. Por exemplo: se preciso guardar logins e senhas para acessar a uma determinada plataforma, eu crio um cartão, registro as informações e deixo tudo arquivado dentro dessa lista para eventuais consultas.
Feito isto, a próxima etapa é definir como usar as etiquetas e qual será o critério adotado para as nomenclaturas do cartão. O recurso das etiquetas é uma funcionalidade muito interessante oferecida pelo Trello. É possível fazer pesquisas avançadas (confira no vídeo abaixo) por cada uma delas. Por isso, eu sempre recomendo o uso das etiquetas por nomes que possam eventualmente ser usados como critério de classificação.
Neste projeto, eu optei por nomear as etiquetas de acordo com os nomes dos sub-menus do site da Iberdrola. Na prática, isso me permitiria achar com facilidade cartões referentes a um conteúdo de uma área específica do site. Por exemplo, se eu tivesse que fazer buscas de páginas do sub-menu de Sustentabilidade, era simples. Bastaria entrar na barra do menu (disponível no lado esquerdo da sua tela), clicar em “Pesquisar cartões” e escolher a etiqueta “Sustentabilidade”.
Outra decisão importante a ser levada em conta na hora de definir seu modelo de organização no Trello são as cores da etiqueta. No meu caso, cada sub-menu tinha uma cor diferente. Isso facilitava a assimilação visual daquela informação. Bastava bater o olho em uma determinada cor para saber que ela estava atribuída a um sub-menu específica.
Pode parecer besteira, mas criar parâmetros para seguir sempre um mesmo padrão de nome é uma dica valiosa para poupar bons minutos do seu dia.
E, por fim, mas não menos importante, outro ponto valioso que deve ser considerado para sua metodologia de organização é o nome a ser dado em cada cartão. Pode parecer besteira, mas criar parâmetros para seguir sempre um mesmo padrão de nome é uma dica valiosa para poupar bons minutos do seu dia.
No caso deste projeto de produção de conteúdo, achei mais estratégico usar a URL de cada página do site como nome do cartão. A razão é simples: isso me traria muito mais agilidade para resgatar cartões de qualquer a página do site.
Outras dicas de ouro para potencializar seus quadros no Trello
Para fechar com chave de ouro, quero deixar alguns comentários relevantes para você:
#1: Infelizmente, eu não posso compartilhar este quadro que usei no projeto da Iberdrola. Mas, para não deixar você na mão, estou disponibilizando um outro modelo de quadro inspirador do Trello que uso para gerenciar a produção dos meus conteúdos no LinkedIn.
#2: Se você é interessado por informações sobre o universo do Trello, recomendo que você confira os conteúdos do Vladimir Campos no Youtube. Ele é consultor de gestão de projetos e usa bastante o software como ferramenta de trabalho para tornar a rotina de seus clientes mais eficientes.
#3: Se você quer entender melhor algum detalhe sobre como eu costumo usar o Trello no meu dia a dia, me manda uma mensagem pelo LinkedIn. Vou ficar muito feliz de dividir isso com você.
#4: O Trello oferece modelos de quadros inspiradores para diversos projetos.
#5: Se você tem interesse em produção de conteúdos, este conteúdo pode te interessar bastante.
