Trello ou Notion? Como eu decidi minha ferramenta de gestão de projetos

Estruturar um processo eficiente é uma das etapas mais importantes para quem trabalha com produção de conteúdo. Um fluxo otimizado é, muitas vezes, o que assegura que uma equipe dê conta de fazer tudo e, assim, consiga entregar os resultados esperados. Uma das formas mais inteligentes de criá-lo é por meio do uso de ferramentas digitais como Trello e Notion.

Por isso, resolvi escrever minha opinião sobre as vantagens e desvantagens de cada um desses dois aplicativos. Assim, posso te ajudar a tomar a decisão mais acertada para saber qual delas faz mais sentido para seu contexto e negócio.

Vamos às análises de cada um desses pontos:

🗂 Funcionalidades

As versões gratuitas das duas ferramentas oferecem recursos potentes para qualquer profissional de produção de conteúdo criar um fluxo customizado de acordo com suas necessidades.

Mas, nesse quesito, é preciso destacar que o Notion leva boa vantagem sobre o Trello. O motivo é simples: sem recorrer ao plano pago, é possível criar praticamente qualquer coisa com a ferramenta. 

Você pode ver suas tarefas em um quadro kanban, tabela, lista, calendário, cronograma, linha do tempo ou galeria. Tão fácil quanto escolher a melhor maneira de enxergar um projeto é organizar seus itens. É possível decidir se você quer ver de acordo com a tarefa registrada com a data mais próxima ou por qualquer outro critério que você queira.

O Trello, por outro lado, oferece apenas a visão de quadro kanban para os usuários que não aderirem ao plano pago. 

Há, no entanto, uma alternativa interessante para turbinar seu fluxo nessa que é uma das ferramentas mais populares de gestão de projetos. 

É possível usar os aclamados power ups. Trata-se de uma série de funcionalidades e integrações que podem ser inseridas de acordo com a necessidade do seu quadro.

Com o plano gratuito, você pode adicionar até três power-ups em seu quadro e acrescentar o recurso mais interessante para você.

Já na versão paga (Business Class), também é possível ver suas tarefas com diferentes formatos, assim como no Notion. A partir de dez dólares mensais, o usuário pode gerenciar seus compromissos a partir de cronogramas, calendários e tabelas. 

Outro ponto interessante é que esses usuários também podem explorar um módulo específico para gerar relatórios de performance automatizados e ainda visualizar suas tarefas a partir de um mapa.

🏆: Notion

 📱 Responsividade

A responsividade dos aplicativos é outro critério que não cria tantas polêmicas na hora de fazer uma análise crítica das duas ferramentas. Quem já navegou pelas duas ferramentas consegue notar que o Trello é muito mais amigável do que o Notion para quem acessa por um dispositivo móvel, apesar de ambos terem disponíveis apps para iOS e Android para web, tablet e celular, 

De modo geral, a navegabilidade do Trello é consideravelmente mais fluida e intuitiva. As listas do quadro kanban ficam adaptadas à tela do celular. Os cartões com cada tarefa se adequam à resolução. Funcionalidades e integrações têm comportamentos específicos para a experiência mobile. 

Outro recurso interessante do Trello — e que é bem requisitado por quem usa o celular com frequência — é a opção de habilitar a visualização do app no modo escuro ou claro.

Já no Notion, a realidade é outra. Ainda que essa última funcionalidade também esteja presente em suas configurações, confesso que achei a capacidade de adaptação e a usabilidade da ferramenta limitada. 

Exemplo disso é a visualização de tabelas. Por exemplo, se quero visualizar uma informação que está inserida dentro de uma tabela, sua exibição em um celular é pouco amigável.

Ter uma fácil usabilidade no dispositivo móvel é um requisito extremamente necessário para meus projetos. 

🏆: Trello

💡 Automação

Os recursos de automação oferecidos pelo Trello são, em minha opinião, o grande diferencial da ferramenta em relação à concorrência.

O Buttler (nome em inglês para “mordomo”) foi criado para ajudar aos usuários a criarem processos dinâmicos e permitir a automatização de tarefas, regras e comandos no Trello. 

O mais interessante disso tudo é que você não precisa ser um programador ou profundo conhecedor de nenhum tipo de linguagem do universo da programação. Trata-se de uma linguagem acessível e que pode ser compreendida por qualquer pessoa.

Boa parte dos meus quadros estão automatizados de acordo com o processo que estabeleci para cada projeto. Isso vai desde a criação rotineira de determinadas tarefas até a inclusão automática de checklists ao arrastar um cartão de uma coluna para outra. 

Todos os planos do Trello oferecem o Buttler. A grande diferença entre cada um deles é a quantidade de operações automáticas que podem ser executadas. 

Nesse quesito, o Notion não fica para trás. Nele, também é possível automatizar diversas atividades em seu fluxo de trabalho e criar visualizações dinâmicas no projeto.

O grande xis da questão é que, no caso do Notion, é preciso ter domínio sobre uma “linguagem mais técnica” para estruturar operações sem a necessidade de execução manual. Em minha opinião, isso dificulta bastante a usabilidade da plataforma e requer um conhecimento bem específico.

Assim como em qualquer ferramenta, existem gurus que sabem usar a ferramenta com um “pé nas costas”. No Notion, não é diferente. Thomas Frank e August Bradley são dois exemplos de influenciadores digitais que oferecem conteúdos educativos sobre como criar seu fluxo de trabalho dentro da plataforma. 

Por conta desse maior complexidade na hora de automatizar fluxos, ponto para o Trello.

🏆: Trello

⭐ Customização

Não é preciso se alongar muito nesse quesito. 

O ponto aqui é: você aprendeu a usar o Notion e deu conta de explorar todo potencial que ela oferece? Então, não há nenhuma dúvida: o Notion oferece muito mais possibilidades de customização para seus projetos do que o Trello. 

No Trello, o usuário pode customizar algumas coisas dentro das restrições estabelecidas pela ferramenta, que são ainda mais rigorosas se você tem uma conta gratuita. 

Ponto para o Notion.

🏆: Notion

📲 Usabilidade

Quando o assunto é usabilidade, ou seja, o nível de facilidade para usar uma das duas ferramentas, o Trello dá um verdadeiro banho no Notion. E eu te explico o porquê disso. 

Acredito que a questão aqui tem justamente relação com o tópico anterior. Ao permitir que qualquer usuário possa customizar a visualização de uma série de dados em seus projetos, configurar as visualizações não é uma tarefa simples no Notion. 

Inclusive, vejo com muita frequência usuários da ferramenta reconhecendo que essa parametrização inicial é um desafio: “fazer o setup inicial é complicado, mas depois é fácil”  é algo super recorrente de se ouvir quando alguém responde sobre o nível de complexidade dela.

O Trello, por outro lado, busca oferecer uma experiência diferente nesse quesito. Como usuário, a leitura que eu faço é que a plataforma otimiza a performance de uma funcionalidade em todos os possíveis pontos de contato com ela. De uma navegação por um dispositivo móvel à visualização a partir de um desktop.

Ser uma plataforma “user friendly” é regra que não tem exceção no Trello.

🏆: Trello

💰 Custo-benefício

O último ponto que considero relevante ter em conta é o custo-benefício. Afinal, não adianta absolutamente nada ter uma ferramenta incrível nas mãos — com recursos de automação sofisticados e com uma visualização bem interessante para dispositivos móveis, por exemplo —, mas que tenham um custo absolutamente fora do alcance da realidade da maior parte dos usuários.

Então, ao fazer uma análise crítica sobre esse aspecto, eu diria que o Notion leva vantagem sobre o Trello. 

Em linhas gerais, a leitura que eu faço sobre os planos pagos do Notion é que os diferentes perfis aumentam a capacidade da ferramenta. Em outras palavras, não há nenhum recurso novo exclusivo para quem paga pelo uso da plataforma. 

Basicamente, o que se encontra nas versões pagas do Notion são mais armazenamento, maior histórico de dados e maior quantidade de convidados permitidos. Isso significa que, em boa parte dos casos, o plano gratuito será mais do que suficiente para as necessidades dos usuários. 

Já a dinâmica do Trello é outra. 

O dilema é “quanto mais você pagar, mais recursos você terá”. 

O quadro acima ilustra bem como funciona isso. 

O plano premium, por exemplo, oferece diversas maneiras de visualização de um projeto. Além da visualização padrão de um quadro kanban, é possível enxergar suas tarefas a partir de um dashboard, em uma linha do tempo, em uma tabela, em um calendário ou, até mesmo, em um mapa. 

Coisa que não acontece com quem tem uma conta gratuita. O usuário “free” não tem opção. A única visualização disponível para esse tipo de perfil é o quadro kanban.

O ponto que eu quero chegar aqui é: quer explorar todo o potencial do Trello? Então, talvez você deva considerar reservar algum recurso financeiro para essa ferramenta. A versão gratuita é limitada. Se você quer, por exemplo, automatizar certas tarefas, definitivamente será preciso ir além disso. 

Portanto, nesse quesito, o Notion leva: você consegue fazer muito mais com o plano gratuito do que no Trello.

🏆: Notion

Afinal, Trello ou Notion?

O resultado dessa análise comparativa, talvez, seja um indício do quanto precisei testar para colocar os prós e contras de cada ferramenta na balança e só depois tomar uma decisão consciente e estratégica. No fim das contas, optei pelo Trello (veja como eu organizei um de meus projetos no Trello). Sobretudo pelo nível de maturidade de sua ferramenta de automação.

Mas preciso ser sincero com você: eu, particularmente, não gosto daqueles gurus da internet que pregam que apenas uma ferramenta é a solução ideal para gerenciar seus projetos. Até mesmo porque, hoje, o que não faltam são opções de ferramentas online de gestão. 

Asana, Monday, Jira, Basecamp, Redbooth, Evernote e muitas outras plataformas estão aí para não me deixar mentir. Elas são apenas algumas das que brigam nesse campo minado, que — em 2022 — contará até com a presença do Google, que prometeu entrar nesse mar vermelho com o Google Tables.

Testar é palavra de ordem

Então, por favor, eu realmente não espero que você termine de ler esse texto e saia com sua vida decidida entre Trello, Notion ou qualquer outro aplicativo.

Eu acredito demais na filosofia de testar e aprender. Já me cadastrei e usei diversas delas para ver qual era a que melhor poderia se adaptar à minha maneira de gerir projetos. 

Depois de todos esses testes, cheguei à conclusão de que Trello e Notion se encontram em pólos opostos nesse universo. O primeiro é conhecido por ser bem “user-friendly”. O segundo é famoso por ser super customizável para qualquer tipo de gestão. 

E, por isso, decidi escrever esse texto para tentar contribuir com a tomada de decisão dos milhares de usuários que pesquisam por “Trello ou Notion” nos mecanismos de buscas.

Mas não esqueça: nessa análise, te apresentei o meu ponto de vista sobre critérios que eu julgo essenciais. Talvez, você possa enxergar um dos pontos destacados a partir de outra perspectiva, o que é absolutamente normal.

Então, busque mais opiniões. Consulte outras visões sobre o assunto. E, principalmente, experimente cada uma das soluções para tirar suas próprias conclusões. Isso é o mais importante.

Até porque, no final das contas, é você quem vai precisar dizer se algo está ou não funcionando para seus projetos.