Criar sistemas de organização que te ajudem a estruturar um fluxo de trabalho é essencial para permitir, por exemplo, otimizar esforços em atividades corriqueiras e ganhar tempo no planejamento das atividades de um projeto. Hoje em dia, existem diversas ferramentas disponíveis no mercado para isso. São soluções que vão desde os famosos post-its até programas online robustos, como o Notion.
Fundado em 2013, o Notion surgiu como uma startup com a proposta de criar um aplicativo com estética elegante e com recursos sofisticados para fazer anotações. Mas foi só no começo de 2018 que a então pequena empresa de São Francisco lançou o Notion 2.0, versão que incluiu novos recursos na plataforma e fez com que a plataforma começasse a extrapolar as fronteiras dos Estados Unidos.
Na esteira dessas novidades incorporadas ao produto criado por Ivan Zhao, mais e mais pessoas passaram a explorar o universo de possibilidades oferecidas pelo Notion para customizar projetos com diferentes níveis de complexidade. Desde então, o interesse pela ferramenta não parou de crescer, o que fez com que cada vez mais profissionais usassem essa ferramenta de trabalho. Não é à toa que, atualmente, a plataforma criada no norte da Califórnia já conta com mais de 30 milhões de usuários e tem uma comunidade global de mais de um milhão de pessoas.
Um exemplo de profissional que se encontrou de vez na comunidade criada pela ferramenta foi Mariano Morera, gerente de produtos tecnológicos na consultora iGeneris e que hoje é embaixador e consultor do Notion em Madri, na Espanha. Formado em administração de empresas com especialização em empreendedorismo e design de produtos digitais, o sevilhano erradicado desde 2018 na capital espanhola resolveu unir seu conhecimento em gestão de projetos digitais à sua paixão pela ferramenta.
E assim, da união dessas duas coisas, nasceu o Below Notion: um projeto independente cujo objetivo é oferecer consultorias para marcas de diferentes tamanhos e setores que precisam criar sistemas inteligentes de trabalho. Para entender o que há por trás do caso de sucesso dessa ferramenta de gestão, resolvi bater um papo com Mariano para entender um pouco mais sobre como criadores de conteúdo digital podem explorar esse universo “notioniano” para ter uma rotina de trabalho mais eficiente em diferentes projetos no ecossistema online. Confira:
O que é o Notion?
Guilherme Barbosa: Como você definiria o que é o Notion para uma pessoa que nunca sequer ouviu falar sobre a ferramenta?
Mariano Morera: O Notion é uma ferramenta de produtividade moderna – colaborativa, aberta e flexível – que permite aos usuários projetar sistemas de trabalho personalizados que funcionam para sua organização e/ou sua equipe, seja do zero ou com base nas criações de uma grande comunidade.
Vantagens de usar Notion para organizar o dia a dia
GB: Se você tivesse que explicar para uma pessoa que nunca usou ferramentas digitais para gerir um projeto, quais são as vantagens de criar um sistema digital de organização para um projeto?
MM: Dada a grande quantidade de dados e informações que existem e que integramos em nossos processos internos – por exemplo, as fases de pesquisa ou benchmarking – é crucial que tenhamos sistemas que nos permitam não apenas capturar essas informações valiosas, mas também transformá-las em recursos acionáveis que geram conhecimento em uma organização.
A implementação de sistemas digitais em nossos projetos nos permite organizar e contextualizar todas essas informações com base nos objetivos, marcos e tarefas de um projeto, democratizando o acesso de todo esse conhecimento a outros participantes do projeto ou, até mesmo, salvando uma história bem documentada para o futuro.
Atualmente, se você não digitalizar, sistematizar, medir e aprender com seu trabalho, você está claramente em desvantagem em seu mercado.
Notion X Outras ferramentas
GB: Comparado às outras ferramentas disponíveis no mercado, quais são as principais vantagens do Notion?
A principal vantagem sobre ferramentas “clássicas” de gerenciamento de projetos (como Excel, Trello ou Jira) é a flexibilidade e o grau de personalização que ela proporciona. Acredito que a vantagem competitiva do Notion é sua inovação de produto: projetar um produto “em branco” que permita aos usuários criarem seus próprios sistemas – por exemplo, um framework semelhante ao típico quadro do Trello. Além disso, o Notion manteve um nível excepcional de lançamento de novas funcionalidades (novos blocos ou comandos), recursos de automatizações ou, inclusive, sua própria tecnologia de inteligência artificial do Notion.
Acredito que a vantagem competitiva do Notion é sua inovação de produto: projetar um produto “em branco” que permita aos usuários criarem seus próprios sistemas
Quando comparado com softwares mais modernos que não demandam conhecimento prévio de código (como Airtable ou Coda), acredito que o grande diferencial do Notion foi conseguir criar uma marca forte, com atributos que geram identificação com seus usuários. Um exemplo dessa fidelização à marca é a comunidade global de criadores que se criou e não pára de crescer. Além disso, vale destacar também que seus membros são bastante ativos e engajados com a plataforma, o que permite ampliar a geração e retenção do conhecimento em torno da Notion.
Como aprender a usar Notion?
GB: Uma das principais barreiras na hora de aderir ao Notion é a sua complexidade na hora de fazer a configuração do projeto. Ou seja, a famosa fase do “setup”. Como embaixador do Notion, o que você recomendaria a esses usuarios como solução para esses eventuais bloqueios que possam aparecer na hora de começar um projeto?
MM: Como embaixador, consultor, desenvolvedor sem código e gerente de produto, eu costumo dizer que todas as fases do setup começam com uma caneta e um papel em branco.
Quando estamos diante de uma “tela em branco”, como Notion pode parecer no começo, é importante aplicar ou estruturar um framework de trabalho para equipe. Por exemplo, se vamos trabalhar em um projeto de conteúdo digital, antes de construir o sistema, podemos desenhar quais seriam os principais momentos dessa atividade: como a fase da ideação e as diferentes etapas da produção de um conteúdo (rascunho, publicado, etc.).
Quando estamos diante de uma “tela em branco”, como Notion pode parecer no começo, é importante aplicar ou estruturar um framework de trabalho para equipe.
Depois de pensar em como nosso sistema deveria funcionar, recomendo passar tempo pesquisando o que outros criadores têm feito nesta área. Seja para buscar inspiração a partir do que outros criadores fizeram, seja para diretamente utilizar um template para começar, recomendo, durante a fase do setup do projeto, o uso de frameworks e templates que já tenham sido utilizados porque provavelmente outros usuários já enfrentaram este problema antes.
Como se organizar com Notion?
GB: Durante minha vida profissional, já usei o Notion como sistema de organização para projetos com diferentes graus de complexidade. Uma das coisas que mais me fascina no Notion é a sua flexibilidade para se adequar às diferentes necessidades de uso. Você pode dar algum exemplo prático de como esse potencial da ferramenta pode ser explorado?
MM: O conceito de que ferramentas – como o Notion – permitem criar um “segundo cérebro” para você ou para seu negócio está se tornando cada vez mais difundido. Este conceito foi originado por Tiago Fortes como um modelo para organizar nosso conhecimento digital. Tentarei explicar com três exemplos de complexidade crescente para ver como podemos explorar o potencial da Notion:
1. SISTEMA “PARA”
Essa é uma adaptação da framework PARA para construir um sistema de “segundo cérebro”. De acordo com esse metodologia, precisamos de espaços organizacionais para Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos que possamos aplicar em nossos projetos pessoais ou profissionais. Este exemplo serve para reforçar que os sistemas que usamos no Notion são flexíveis e personalizáveis, o que é essencial para conseguir adaptá-los em função das nossas necessidades.
→ Accessar ao sistema “PARA” no Notion
2. SISTEMA PARA CRIADORES DE CONTEÚDOS
Sistema de gerenciamento de conteúdo para capturar insights, gerar ideias e organizar a produção de conteúdo com base em um fluxo de trabalho. Este sistema, além de atuar como um repositório de conteúdo, tem três extensões potenciais:
- Instalar o Clipper Web Notion para salvar páginas da web em um banco de dados de Notion em um clique.
- Explorar o Notion AI para gerar ideias, editar textos, traduzir e usar todo o potencial de uma tecnologia de inteligência artificial de ferramentas como o ChatGPT, integrado em um único espaço de trabalho.
- Integrar o Notion, através de APIs, com ferramentas como Make ou Zapier para publicar conteúdos diretamente em sua rede social.
→ Acessar ao framework para criadores de conteúdo no Notion
3. SISTEMAS PARA DESENVOLVEDORES DE PRODUTOS DIGITAIS
Estruturar para sistematizar a gestão de projetos de desenvolvimento de softwares. Esse sistema inclui templates para épicas, histórias de usuários, sprints e todos os elementos de um framework ágil. Tudo em um único lugar.
→ Acessar ao sistema para desenvolvedores de produtos digitais no Notion
Como influenciadores digitais usam Notion
GB: No Brasil, existem diversos influenciadores digitais (como a Beatriz Guarezi, criadora da newsletter Bits to Brands, e o Tiago, do Tira do Papel) que usam o Notion para organizar dicas e referências de conteúdo em uma espécie de biblioteca virtual. Pensando no contexto do universo dos produtores de conteúdo digital, que exemplos de uso do Notion “fora de caixa” você daria aos usuários?
Como estávamos dizendo, o universo de casos de uso relacionados ao Notion é imenso. Pessoas como Easlo ou Thomas Frank estão fazendo um grande trabalho de divulgação global para a adoção de Notion para organização pessoal.
Por outro lado, acredito que a tendência da Notion nos próximos anos será a de dar uma maior orientação para os sistemas empresariais e corporativos. É por isso que os exemplos “fora da caixa” hoje, podem ser um padrão amanhã. Gostaria de refletir isto com dois exemplos reais no Below Notion:
- Arquitetura centralizada: nossos ativos back-end e front-end são integralmente construídos no Notion. O que você vê no site do Below Notion, bem como o conteúdo que você pode acessar, foi totalmente formatado dentro do Notion. Todo o cérebro do meu negócio está hospedado na plataforma, o que me permite analisar e tomar decisões rapidamente.
- Modelo de negócio: por conta da relevância das técnicas de inovação em meu trabalho na Igeneris, uso ferramentas como Business Model Canvas em formato digital e interativo, o que me permite ir mais fundo em certos módulos, agrupar componentes e obter um dimensionamento muito mais amplo do que se eu trabalhasse em uma tela de papel. Com isso, não só posso modular meu negócio quando preciso, como também serve como uma ferramenta para usar no meu dia a dia para o Below Notion, substituindo o clássico Excel.
Passo a passo para iniciantes: como usar o Notion do zero
GB: Se uma marca estivesse interessada em começar a usar o Notion como ferramenta digital para gerir seus projetos, quais conselhos você daria para ela começar a fazer as primeiras “experimentações” na plataforma?
MM: Em primeiro lugar, apenas comece! Por quê? O Notion é bastante orientado para usuários que querem usar a ferramenta para o gerenciamento de projetos, já que sua flexibilidade permite adequar um espaço de trabalho para qualquer tipo de necessidade. Por conta disso, estou certo de que durante este ano serão implementados novos recursos para seguir ampliar as capacidades para gerenciamento de projetos.
Então, para resumir alguns pontos mencionei durante nossa conversa, eu aconselharia:
- Comece o projeto com um pedaço de papel em branco.
- Desenhe o modelo de dados aproximado do sistema, de acordo com as necessidades do projeto.
- Pesquise exemplos, templates ou modelos disponíveis que atendam às mesmas necessidades que seu projeto na comunidade do Notion.
- Decida se você deve começar com um modelo ou sistema do zero, decisão que deve ser tomada em função da sua familiaridade com o Notion.
- Avalie a possibilidade de contratar consultores especializados se você pretende investir em uma estratégia de gestão do conhecimento.
Construir um “segundo cérebro” pode ser tão fácil quanto escrever uma linha de texto ou de código. A parte difícil é coordenar vários bancos de dados, módulos de aplicação e, finalmente, chegar a um sistema que atenda à necessidade específica de uma pessoa ou negócio. Por isso, dedique o tempo necessário para conceitualização do seu projeto.
